Competitividad, eficacia, agilidad y ahorro de costes, son los cuatro pilares en los que actúa la digitalización y que son vitales para el futuro de cualquier empresa. “Hay tecnologías que ya están disponibles y que nos permiten cumplir con lo que demandan los clientes. Solo hace falta esa gestión del cambio”, explicaba Roberto López del Cura, General Manager de Exact que hoy ha celebrado la jornada Innoempresa: Despachos innovadores.  Un encuentro en el que se ha debatido sobre la necesidad de las empresas, y más en concreto, de los despachos profesionales de subirse al tren de la digitalización.

Según datos del último Barómetro Cloud de Exact, 1 de cada 4 despachos profesionales europeos siguen confiando sus procesos administrativos a hojas de cálculo y aplicaciones dispersas, lo que representa una gran pérdida de competitividad y eficacia.

Durante esta jornada, varios expertos han analizado las principales ventajas de la digitalización en este sector y han aportado soluciones para llevar a la industria a la era digital con todas las ventajas que ello representa. Pero para lograrlo, primero hay que empezar por las personas.  En este sentido, Antonio Aladueña, Presidente de ius Time, aseguraba que la tecnología es un factor externo y la dificultad reside realmente en la gestión del cambio. “Lo más difícil es cambiar a las personas, ciertos hábitos y tendencias”, decía Aladueña. En ius Time, contrataron nativos digitales en formación del personal resistente al cambio para acelerar su transformación digital. Y es que la digitalización no es una opción, es una obligación, como decía José Miguel Soriano, Socio de Cremades & Calvo Sotelo que apuntaba a que “la digitalización es una necesidad real para los despachos reales”. Miguel Arias, socio responsable del área de Global Compliance Management Services KPMG en España incidía en que la digitalización debe ayudar además a reducir costes y aumentar la rentabilidad.

 En palabras de Roberto López del Cura, “el primer paso para digitalizar una empresa es empezar por utilizar tecnologías que ya están disponibles para orientar nuestro modelo de negocio a lo que nuestros clientes están demandando. El siguiente paso es trabajar con una plataforma para establecer un modelo de relación con los clientes que permitan prestar un servicio más eficiente y aumentar el número de servicios. Es un modelo accesible y solo hace falta esa gestión del cambio”. En este sentido, la nube juega un papel fundamental, es una herramienta que permite ganar espacio físico, facilitar la gestión de datos y aporta flexibilidad. “Además trabajar en la nube es muy seguro -decía Roberto López del Cura-, no solo por temas de eficiencia a la hora de cumplir con la normativa de protección de datos. La custodia de datos si se la encargas a un tercero es comprar tranquilidad”.

Los asistentes a la jornada conocieron un caso real de digitalización. David Mateo, Director General de Gestor Direct, explicó qué llevó a su empresa a dar el salto a la digitalización. “Buscábamos agilizar los procesos mediante soluciones digitales y lo conseguimos. Un consultor nos guio en todos los procesos de datos y un cuadro de mandos nos mostraba las necesidades de nuestros clientes. En resumen, logramos reducir costes, una mayor eficiencia y un mejor servicio a los clientes”.

Actualmente, Exact ha ayudado a más de 350.000 empresas del mundo en sus procesos de digitalización. Ángel Zuate, director de producto en Exact, explicó las soluciones que hay para los despachos profesionales. “La solución de Exact para Despachos Profesionales, que ya utilizan 8.000 despachos y asesorías europeos permite realizar tareas administrativas de manera mucho más eficiente mediante la colaboración online con el cliente, a la vez que ahorra tiempo para llevar a cabo tareas de consultoría de manera proactiva y generar nuevas oportunidades de negocio”. Se trata de una herramienta que integra todos los procesos en una misma solución y que hace frente a todos los desafíos y necesidades de los asesores. “En España, el 83% de las facturas de compra son introducidas de forma manual en el sistema, explicaba Zuate. Los asesores dedican 10,8 horas a tareas administrativas, un tiempo que se reduce de forma notable con la automatización de la contabilidad robótica que elimina las labores manuales. Hoy en día es posible integrar una factura desde el móvil y que el programa reconozca todos los campos y los desglose. De esta forma se consigue más colaboración en tiempo real con clientes del despacho”.

La digitalización es, por tanto, una necesidad real para los despachos profesionales. Representa un avance en cuanto a competitividad, eficacia, agilidad y reducción de costes. Con la tecnología adecuada, este sector, históricamente tradicional, podrá ofrecer un servicio global y enfrentarse a un entorno regulatorio muy cambiante y competitivo.