¿Cómo proteger tus archivos en el trabajo?

Para las empresas, proteger PDF o archivos que contengan información confidencial o importante de alos aqe WWW o de proyectos o trabajos es indispensable para su seguridad y confidencialidad. Es necesario asegurar un respaldo a la hora de manipular y descargar documentación de su empresa. Se debe añadir o generar herramientas para evitar el plagio y el acceso público de la data.

La posibilidad de configurar o generar una opción segura para la manipulación de documentos es fácil de realizar. Es requerido el uso de opciones variadas que se presentan de forma gratuita o a bajo costo según lo que requiere. Continúe leyendo para conocer las opciones disponibles de herramientas que garanticen la protección de sus archivos.

Métodos para proteger los archivos en el trabajo

Existen múltiples alternativas que generan un resguardo al 100% de la documentación o archivos en formatos PDF, PNG o PPT. Incluso es posible aplicar trucos para la protección de carpetas enteras o modalidades para encriptar PDF. Para conocer cómo proteger la información de tu empresa se debe investigar y considerar las alternativas que disponen las web y sitios de seguridad.

Uso de herramientas VPN

Las VPN se reconocen como herramientas que facilitan el cambio y protección de la dirección IP de los usuarios que lo habilitan. La alternativa provee una dirección IP diferente con acceso a diferentes locaciones o países de su preferencia. Para las empresas su uso es indispensable porque esconde su verdadera dirección IP imposibilitando el rastreo de sus datos y archivos.

Se recomienda como una opción útil para aplicar en los equipos de la compañía tanto dentro como fuera de la locación. Si los empleados poseen dispositivos de la compañía como laptops para trabajos remotos, es necesario dar uno de los VPN habilitando como extensión de su navegador o descargando una app segura.

Añadir contraseña en archivos

Una de las formas de proteger PDF u otros archivos de forma fácil y directa sin descargar herramientas externas es la colocación de claves en archivos o carpetas específicas. Existen métodos online que permiten procesarlo aplicando lo siguiente:

1) Ingresar a la web PDF Guru con el navegador

2) Elegir renglón de “encriptar PDF”.

3) Ubicar el archivo a proteger y adjuntarlo.

4) Elegir el renglón de ”Contraseña” y aplicar los dígitos

5) Comprobar que la web añada instantáneamente la opción.

Generando cada paso, se obtiene la protección del archivo con la contraseña. Al haber aprendido cómo poner contraseña a un PDF, el empleado autorizado puede compartir la contraseña con el personal autorizado.

Beneficios de añadir una contraseña

Entre los beneficios de añadir contraseña a los archivos se presentan los siguientes:

El cambio de contraseña solo puede procesarlo el agente o perfil que haya generado la colocación de la misma, obteniendo un control cerrado y seguro.

Webs para encriptar

La opción de encriptar PDF se reconoce como una alternativa sencilla y cómoda para resguardar información de la compañía. Existen múltiples webs que hacen posible al aplicar como cifrar un PDF y archivos con otros formatos, añadiendo la encriptación en segundos. Dentro de las plataformas disponibles se muestra el paso a paso para que sea más fácil generarlo.

Solo se requiere adjuntar o arrastrar los archivos que desee encriptar y la web procesa el archivo de forma segura casi instantáneamente. Es necesario investigar la trayectoria y reconocimiento de las webs que desee usar para procesarlo a modo de garantizar la seguridad de su información.

En tiempos anteriores, para encriptar un documento era necesario el trabajo y tiempo de un experto por lo que se optaba por alternativas más sencillas. Con las nuevas herramientas se mantiene la seguridad de forma organizada y rápida.

Uso de Antivirus

Los antivirus se consideran herramientas que proponen una seguridad completa no solo a los documentos a nivel empresarial, si no también a los equipos y portátiles de los mismos. Muchas de las opciones de antivirus muestra cómo proteger la información de tu empresa con sus herramientas.

La utilidad de los antivirus se basa en proteger los equipos y el software de los mismos con programas especializados de seguridad y monitoreo continuo. Con solo instalarlo, se otorgan los permisos para formar una red de resguardo que no permita el paso de archivos sospechosos y con virus que clonen y roben la información.

Las empresas siempre buscan añadir los antivirus como opción para proteger PDF y demás archivos integrados tanto en los equipos de la compañía como en los portátiles.

Razones para proteger tus archivos

La protección de archivos suele verse como algo tedioso si no se conoce y los usuarios pueden considerarlo innecesario. Al no añadir opciones de protección de datos, cualquier persona no autorizada puede tener acceso a equipos y archivos de la compañía. También se encuentra la exposición a redes públicas de internet donde la información se dispersa.

Conclusiones generales

Es indispensable para las compañías asegurar toda la documentación que manejan para sus proyectos. La aplicación de cualquiera de las herramientas expuestas puede asegurar una protección parcial o total de los archivos al proteger PDF para que no se pueda editar. Tanto los PDF como documentos, hojas de cálculo y PPT pueden ser resguardadas instantáneamente.